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Embaucher son premier salarié : toutes les formalités, dans l'ordre
Publié le 13 mai 2025 · Vérifié et mis à jour le 5 juillet 2026 · Lecture 6 min
La première embauche transforme une entreprise ou une association en employeur, avec tout ce que le Code du travail attache à ce mot. La bonne nouvelle : les formalités sont parfaitement balisées. La mauvaise : plusieurs d'entre elles sont à faire avant le premier jour de travail, et leur oubli coûte cher.
Voici la séquence complète, dans l'ordre chronologique.
Sommaire
Avant le premier jour : DPAE, contrat, convention
La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) se fait auprès de l'Urssaf dans les huit jours précédant l'embauche, et au plus tard avant la prise de poste : elle déclenche l'immatriculation de l'employeur, l'affiliation du salarié et la visite d'information et de prévention. Travailler sans DPAE, c'est du travail dissimulé, avec des sanctions lourdes.
Identifiez votre convention collective dès ce stade : elle détermine le salaire minimum, la période d'essai, les primes et la prévoyance obligatoire. Rédigez ensuite le contrat : écrit obligatoire pour un CDD ou un temps partiel, et vivement recommandé pour un CDI, la convention l'imposant d'ailleurs souvent.
Mutuelle, prévoyance, médecine du travail
Tout employeur du privé doit proposer une complémentaire santé collective financée au moins à moitié, dès le premier salarié ; certaines branches imposent en plus un régime de prévoyance, notamment pour les cadres, dont le défaut de souscription engage lourdement l'employeur en cas de décès ou d'invalidité.
L'adhésion à un service de prévention et de santé au travail est obligatoire, avec une visite d'information et de prévention dans les trois mois de la prise de poste. Complétez avec le registre unique du personnel, tenu dès la première embauche, et les affichages ou informations obligatoires.
Et la paie commence : bulletin et DSN dès le premier mois
Dès le premier mois, l'employeur doit un bulletin conforme au modèle clarifié et une DSN mensuelle, transmise le 5 ou le 15 du mois suivant selon l'effectif. La DSN alimente l'Urssaf, la retraite, la prévoyance et le prélèvement à la source : elle est le vrai examen mensuel de l'employeur.
C'est le moment où la question de l'outillage se pose : apprendre la paie pour un seul salarié est rarement rationnel. Notre article combien coûte l'externalisation pose les chiffres du choix ; et pour comprendre ce que vous signerez chaque mois, notre guide du bulletin de paie reste ouvert à tous.
Questions fréquentes
Combien coûte un salarié au-delà de son salaire ?
Comptez le brut, plus les cotisations patronales (fortement allégées au niveau du SMIC par la réduction générale, croissantes ensuite), plus mutuelle, médecine du travail et éventuelle prévoyance. Selon le niveau de salaire, le coût total va d'environ 1,1 à 1,45 fois le brut.
Puis-je embaucher en CDD pour tester avant un CDI ?
Non : le CDD n'est licite que pour des cas de recours limités (remplacement, accroissement temporaire d'activité, saisonnier...). Pour tester, la période d'essai du CDI est faite pour cela, avec des durées encadrées par la loi et la convention.
Une association a-t-elle des obligations différentes ?
Non sur le fond : DPAE, contrat, convention (souvent ÉCLAT, sport ou animation selon l'activité), mutuelle et DSN s'appliquent à l'identique. S'y ajoutent des dispositifs propres comme le chèque emploi associatif pour simplifier certaines démarches.
Première embauche en vue ? Nous prenons la paie et la DSN dès le premier bulletin, et vous gardez l'esprit au recrutement.
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